6 Langkah Menggunakan Waktu dengan Bijak untuk Tujuan yang Lebih Prioritas

  1. 6 Langkah Menggunakan Waktu dengan Bijak untuk Tujuan yang Lebih Prioritas - AGENTIKET.NET

Prioritas, sebuah kata yang pasti dimiliki oleh setiap orang. Hanya saja, kadang tidak semua orang sadar, apalagi tahu, apa yang menjadi prioritas dalam hidupnya. Membuka “halaman” prioritas itu ibarat membuka “buku” tujuan. Untuk sampai ke “lembar” prioritas, seringkali tidak begitu mudah. Lembar prioritas itu seolah masih jadi teka-teki, entah ia ada di halaman berapa. Sekalipun kita sudah ada di tujuan yang benar.

Di sini, kita akan sama-sama belajar bagaimana caranya menemukan bagian yang harus diprioritaskan dari sebuah tujuan, sehingga prosesnya lebih efektif dan waktu yang digunakan bisa lebih efisien.

1. Tuliskan Semuanya

Jika Anda punya tujuan, sudah semesetinya Anda juga memiliki rencana. Apa yang menjadi tujuan dan rencana Anda, pastikan Anda menuliskannya. Sekarang, mulailah menuliskan semuanya. Baik tujuan yang ingin Anda capai, maupun rencana yang menyertainya.

Yang harus diingat betul ialah bukan hanya rencana untuk mencapai tujuan saja yang dituliskan, tapi juga rutinitas Anda.

Kenapa demikian?

Karena Anda juga punya kewajiban mengatur porsi waktu untuk hal-hal di luar tujuan Anda yang sudah direncanakan. Keluarga Anda berhak atas waktu Anda, begitu juga teman, mitra, bahkan diri sendiri. Jangan lupa, ada yang lebih berhak lagi atas waktu dan hidup Anda, yaitu Allah SWT.

2. Membuat Kategori Waktu

Jika apa yang Anda tuju adalah sesuatu yang besar, maka Anda perlu membuat dan menuliskan tujuan-tujuan jangka pendek sebagai tahapan menuju sesuatu yang besar tersebut. Dengan menuliskan semuanya, Anda akan tahu, porsi waktu Anda sebagian besar digunakan untuk apa.

Sekarang, Anda coba buat kategori waktu ke dalam 3 bagian. Kategori waktu ini akan mengklasifikasi rentang aktivitas Anda untuk mencapai tujuan.

  • Jangka Panjang: tujuan jangka panjang (setidaknya 5 tahun)
  • Jangka Pendek: tujuan jangka pendek (missal: untuk 1 tahun)
  • Target: Rambu-rambu action yang harus memandu aktivitas Anda secara mingguan, bahkan harian. Ini adalah panduan bagaimana semestinya Anda menyelesaikan satu bagian dari proyeksi yang lebih besar.

Apa yang menjadi target, harus dipastikan bahwa target tersebut adalah bagian dari capaian jangka pendek. Begitupun apa yang menjadi tujuan jangka pendek, harus menjadi bagian dari tujuan jangka panjang. Sebaliknya, sebuah tujuan jangka panjang harus memiliki tujuan jangka pendek dan tujuan jangka pendek harus memiliki target capaian.

3. Peringkatkan Tujuan Anda

Pada langkah ini kita mulai berpikir dengan lebih dari serius. Ya, sangat serius.

Berpikir serius di awal adalah lebih kebaik ketimbang kita salah memprioritaskan tujuan karena sebelumnya kita enggan memikirkannya dengan matang.

Kita mulai memikirkannya dari 3 hal berikut ini:

  • Pikirkan tentang apa yang ingin Anda lakukan
  • Pikirkan tentang apa yang bisa Anda lakukan dengan baik
  • Pikirkan tentang apa yang dibutuhkan oleh banyak orang

Mungkin ketiga hal tersebut akan memicu konflik di pikiran Anda, tapi yang jelas ketiganya adalah hal yang berbeda.

Sesuatu yang ingin Anda lakukan sangatlah penting dalam menyusun peringkat tujuan Anda. Dari semua tujuan yang sudah Anda tulis tadi, sekarang pilih tujuan mana saja yang paling Anda inginkan. Misal, jika Anda mempunyai keinginan untuk mengembangkan usaha Anda, maka keinginan tersebut layak  menjadi salah satu tujuan yang ditempatkan di peringkat paling tinggi.

Dari sederet tujuan yang Anda inginkan tadi, sekarang pikirkan lagi tujuan mana saja yang bisa Anda lakukan dengan baik. Apa yang Anda inginkan boleh saja sesuatu yang luar biasa, tapi pastikan Anda bisa melakukannya dengan baik. Minimal memulainya. Yups, kita sepakat, jangan batasi sebuah mimpi oleh kemampuan kita yang terbatas, tapi ini konteksnya beda. Sekali lagi, yang sedang kita bahas adalah filterisasi tujuan yang bisa diprioritaskan.

Terakhir, tanyakan dalam benak pikiran Anda, apa yang dibutuhkan oleh orang-orang di dunia dari diri Anda. Anda tidak bisa melakukan semuanya hanya dengan melihat dari sisi penawaran. Anda juga harus mempertimbangkan sisi permintaan.

Sampai disini, mestinya Anda sudah bisa memeringkat tujuan Anda berdasarkan tiga pertimbangan tadi.

4. Peringkatkan Target Anda

Sekarang giliran target atau langkah-langkah tindakan yang akan kita peringkatkan. Sekedar mengingatkan, target adalah bagian kecil dari tujuan Anda, tapi tidak bisa dianggap sepele, karena target adalah mata rantai tujuan Anda.

Secara umum, target biasanya masuk ke dalam salah satu kategori berikut ini;

  • Enabling Targets: target yang membantu Anda mencapai tujuan
  • Assigned Targets: target yang menjadi pijakan inti dalam mencapai tujuan.

Cobalah untuk menempatkan setiap target ke salah satu dari 2 target di atas, sehingga Anda bisa dengan mudah memeringkatkannya.

Misal begini, Anda punya tujuan bisnis menjadi travel agent terbesar di kota Anda. Beberapa targetnya Adalah:

  • Menjual tiket pesawat 500/bulan
  • Menjual tiket kereta 1200/bulan
  • Menjual tiket shuttle bus 500/bulan

Dari ketiga target tersebut, Anda tentukan mana yang masuk kategori Enabling Targets dan Assigned Targets. Kedua kategori ini penting, Assigned Targets membuat Anda bisa terus tumbuh dan Enabling Targets bisa membuat Anda terus berkembang. Tapi harus diingat, tidak akan pernah Ada perkembangan tanpa adanya pertumbuhan.

Jika dilihat dari tujuannya, kita bisa menempatkan “menjual tiket pesawat 500/bulan” berada di kategori Assigned Targets dan menempati peringkat target tertinggi. Kenapa? Karena keuntungan transaksinya lebih besar di banding yang lain. Dan transaksi yang lainnya (menjual tiket kereta dan shuttle bus) adalah Enabling Targets yang akan membantu usaha Anda tidak hanya tumbuh, tapi juga berkembang.

Daftar dan peringkat target memungkinkan Anda menghabiskan waktu lebih efektif berdasarkan kepentingan tujuan. Target yang ditetapkan adalah tugas harian atau mingguan yang kadang tampak tak berhubungan dengan gambaran tujuan Anda yang begitu besar. Akibatnya, banyak orang yang mengambil tindakan kurang terencana (bahkan salah) dan ruginya lagi terlalu banyak waktu yang terbuang.

5. Perkirakan Bagaimana Anda Menghabiskan Waktu Anda

Setelah Anda membuat peringkat tujuan dan target, serta menentukan seberapa efektif waktu dengan tujuan (prioritas tinggi) Anda. Cobalah perhatikan kalender dan jawab btul-betul 6 pertanyaan berikut ini:

  • Berapa jam yang Anda habiskan di tempat kerja vs di kegiatan lainnya?
  • Apa tiga aktivitas utama di mana Anda menghabiskan sebagian besar waktu?
  • Setiap minggunya, berapa jam waktu yang Anda habiskan di pertemuan, menggali ilmu, dan menhubungi calon mitra potensial?
  • Apakah jadwal mingguan Anda sudah sesuai dengan rencana Anda di tahun depan?
  • Apa yang akan menjadi tiga kegiatan utama Anda di tahun depan, dan apakah akan berubah?
  • Bagaimana Anda akan mengukur keberhasilan dan kegagalan selama satu tahun ke depan?

Bandingkan alokasi waktu Anda dengan daftar peringkat dari tujuan dan target tadi. Berapa persen dari waktu yang Anda habiskan untuk kegiatan yang membantu Anda memenuhi tujuan dan target tertinggi? Berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk kegiatan yang berada di peringkat terendah?

6. Menarik Kesimpulan

Setelah melalui 5 langkah tadi, mungkin Anda akan menyadari bahwa waktu yang Anda habiskan untuk tujuan dan target yang semestinya prioritas ternyata tidak lebih dari setengah waktu yang Anda gunakan. Sebelum melenceng lebih jauh dari tujuan yang Anda kejar, sebelum alokasi waktu yang tersedia makin menipis, sebelum orang lain lebih dulu menggapai apa yang Anda tuju, maka sekarang saatnya Anda kembali ke tujuan Anda dengan target yang lebih terencana dan alokasi waktu yang lebih efektif.

Posted in:
About the Author

Rosid

Blogger yang juga merangkap sebagai Web Master, Social Media Planer, Digital Marketer dan Konsultan Digital Activity.